Rispondendo ad un quesito in materia, con la Risoluzione n. 81/E l’Agenzia delle Entrate ha fatto chiarezza sulla comunicazione del luogo di conservazione elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari, ai sensi dell'art. 5 del Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014.

Conservazione Elettronica Documenti Tributari

L’articolo 5, comma 1, del D.M. 17 giugno 2014, dispone infatti che la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari sia comunicata dal contribuente a mezzo della dichiarazione dei redditi relativa al periodo d’imposta di riferimento, imponendo, al successivo comma 2, che in caso di controlli i documenti informatici siano resi disponibili dalla sede del contribuente, ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell’articolo 35, comma 2, lettera d), del D.P.R. n. 633 del 1972.

In base all’articolo 39, comma 3, del D.P.R. n. 633 del 1972, le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione, o verso i privati, «sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze adottato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. (…) Il soggetto passivo stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l’accesso automatizzato all’archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l’autenticità e l’integrità delle fatture di cui all’articolo 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico».

In attuazione di tale disposizione è stato emanato il D.M. 17 giugno 2014 con il quale sono state ridefinite le regole vigenti in materia (dettate in precedenza dall’abrogato D.M. 23 gennaio 2004), stabilendo, tra l’altro, che:
- «il contribuente comunica che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.
- In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell’art. 35, comma 2, lettera d), del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633. Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica secondo le modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali. (…)» (così l’articolo 5).

Inoltre, ai sensi dell’articolo 35, comma 2, lettera d), del D.P.R. n. 633 del 1972, dalla dichiarazione di inizio attività deve, tra gli altri, risultare il luogo in cui sono tenuti e conservati «i libri, i registri, le scritture e i documenti prescritti dal presente decreto e da altre disposizioni», nonché, ai sensi del successivo comma 3, ogni eventuale variazione del luogo di conservazione.

Conservazione Elettronica Documenti Tributari - Conclusioni

Dal combinato disposto delle norme richiamate emerge:

a) la facoltà, per chi emette/riceve fatture elettroniche, di conservare le stesse, così come le altre scritture contabili, tanto sul territorio nazionale, quanto all’estero, in Paesi con i quali esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza;
b) l’obbligo di comunicare, tramite la dichiarazione dei redditi, che nell’anno di riferimento si è proceduto alla conservazione sostitutiva;
c) in caso di controlli e verifiche, l’obbligo di rendere leggibili ed accessibili i documenti (fatture in primis) tanto dalla sede presso cui il contribuente svolge la propria attività, quanto dal diverso luogo in cui gli stessi sono fisicamente collocati, previa apposita dichiarazione da effettuare ai sensi del citato articolo 35, comma 2, lettera d), del D.P.R. n. 633 del 1972.
Conformi alla previsione legislativa i modelli richiamati dall’istante e le relative istruzioni.

Con riferimento all’obbligo di comunicare il luogo di conservazione, sub c), le istruzioni ai modelli AA7/10 e AA9/11 (da quest’anno AA9/12), rispettivamente quadri E e F, chiariscono che la Sezione 1, relativa a “soggetti depositari e luoghi di conservazione delle scritture contabili”, va compilata quando i depositari stessi sono «diversi dal soggetto indicato nel quadro C (titolare)», tanto «nel caso in cui debba essere comunicata la sostituzione di un depositario», quanto «nel caso in cui debba essere comunicata esclusivamente la variazione di uno o più luoghi di conservazione delle scritture contabili già comunicati», dando poi eventuale e separata indicazione nella Sezione 2 dei “luoghi di conservazione delle fatture all’estero”.