Emanato il DPCM 21 marzo 2013: abolito l’obbligo di conservazione dell’originale cartaceo

Pubblicato in: Approfondimenti il giorno: 20 giugno 2013

È stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 131 del 06.06.2013, il D.P.C.M. del 21 marzo 2013, che indica le particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la necessità di autenticare la loro conformità all'originale ad opera di un notaio o di un altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico ai sensi dell'art. 22, comma 5, del Codice dell'amministrazione digitale (d.lgs. n. 82 del 2005).
Con l'entrata in vigore del presente decreto l’obbligo generale di conservazione cartacea o di autenticazione della copia digitalizzata in caso di conservazione sostitutiva di documenti analogici originali unici è dunque venuto meno, in quanto sono state individuate le particolari tipologie di documenti analogici originali unici interessati da questo obbligo, che elenchiamo di seguito:

– documenti che è possibile dematerializzare e conservare digitalmente, garantendo la conformità all'originale attraverso l'autenticazione da parte di un notaio o di un altro pubblico ufficiale (ad esempio: decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri, decreti ministeriali, interministeriali o ancora i titoli del debito pubblico);

– documenti per i quali permane, invece, l'obbligo della conservazione dell'originale cartaceo (tra questi ultimi troviamo, a titolo di esempio, gli atti giudiziari, processuali o di polizia giudiziaria e gli atti notarili).

Infine si precisa che, in base al disposto del decreto, resta valida la facoltà per le pubbliche amministrazioni di conservare, in originale analogico unico, documenti diversi da quelli stabiliti dal decreto.

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