Esempi concreti di bisogni e soluzioni di Workflow Documentale

Pubblicato in: Approfondimenti il giorno: 27 marzo 2018

In questo nostro ulteriore contributo sulla gestione dei processi aziendali abbiamo deciso di essere estremamente concreti e di procedere con degli esempi, altrimenti si rischia di percepire sempre ciò che diciamo come qualcosa di teorico e di estremamente lontano, mentre le implicazioni pratiche sono molto concrete, e più facilmente visibili e approcciabili di quanto si possa credere…

Pensiamo ad esempio ad un’azienda manifatturiera che palesi la necessità di misurare, razionalizzare e ottimizzare le fasi di gestione del Reso Cliente: soddisfare questa necessità significa realizzare un cruscotto di monitoraggio di queste fasi.

Il progetto di workflow in questo caso deve prevedere una serie di processi che pilotino le singole attività: dalla ricezione della merce all’inventario quantitativo della stessa; dalla verifica qualitativa dei singoli componenti rientrati alla determinazione della tipologia di difetto.

Processi che vanno strutturati per coinvolgere i vari uffici/settori dell’Azienda.

Una procedura appositamente studiata dovrebbe estrarre le informazioni raccolte tramite programma apposito, formattarle e metterle a disposizione esponendole graficamente per mezzo di grafici e dettagli tabellari.

Ciò al fine di raggiungere i seguenti risultati:

  • misurazione media dei tempi di lavorazione dei singoli processi di gestione Reso Cliente
  • determinazione statistica delle componenti più soggette a Reso Cliente
  • individuazione della Fasi interne con maggior tempo di lavorazione.

Questo dimostra come il workflow documentale non consiste solo nel digitalizzare documenti, ma nel razionalizzare interi processi e flussi di lavoro, automatizzandoli a prescindere dal numero di persone coinvolte, in base a regole e prassi prestabilite: ecco la finalità precipua dei progetti di Workflow Documentale, che si articolano sempre in fasi fondamentali che prevedono, dopo l’analisi del processo in questione, di stabilire il complesso di informazioni e dati in entrata e in uscita scambiati tra gli attori del processo, e di definire le attività e le procedure che ne regolano lo svolgimento, con in aggiunta l’elaborazione di una serie di indici che consentano la valutazione in itinere del lavoro di Workflow realizzato.

Procediamo con gli esempi…

Ipotizziamo che in un’azienda vinicola si evidenzino una serie di esigenze:

  • la predisposizione di una piattaforma a supporto della Certificazione ISO9001 che permetta di gestire con efficienza e rigore i processi alla base della qualità dei vini prodotti
  • la determinazione di ridurre la produzione cartacea e di incrementare i processi di immaterializzazione dei documenti
  • il desiderio di automatizzare ed efficientare i processi di approvvigionamento e giacenze per mancata consegna.

In un caso come questo, che si caratterizza per una molteplicità di bisogni, come si comporta un piano di workflow documentale?

In caso di reso di una bottiglia esso innesca un processo di gestione del reclamo trasversale a tutte le aree aziendali, in funzione del tipo di lamentela presentata dal cliente, allertando l’ufficio tecnico che provvede a sottoporre il campione restituito a tutti i controlli previsti dalla procedura di qualità, estendendoli eventualmente ad altri campioni del lotto di produzione.

Per quanto concerne la gestione dell’approvvigionamento il programma di gestione documentale aziendale deve prevedere che i documenti prodotti vengano fascicolati automaticamente e sottoposti a diversi livelli di autorizzazione in funzione di parametri preimpostati (valore, tipo fornitura, ecc.). Dall’autorizzazione al pagamento delle fatture fornitori scaturisce uno scadenziario che rende più efficiente la gestione dei pagamenti.

Il valore aggiunto di un buon piano di workflow è quello che prevede e gestisce anche l’imprevisto, come l’irreperibilità di un cliente durante una consegna o un errore nell’indirizzo di riferimento: in questo caso dovrebbe attivarsi automaticamente una ricerca di clienti alternativi sullo stesso territorio, per evitare il rientro della merce e lo spreco della spesa di trasporto.

Quali sono i risultati conseguibili attraverso questo tipo di intervento?

  1. La dematerializzazione della documentazione fiscale
  2. Il monitoraggio delle mancate consegne e il recupero dei costi di giacenza
  3. La velocizzazione del processo di acquisto
  4. Il monitoraggio della customer satisfaction.

Altro esempio: un grande cantiere edile che necessita di supervisionare tutta la documentazione di cantiere inviata a clienti e fornitori, relativa ad ogni specifica commessa; e di gestire in maniera efficiente le scadenze dei documenti per avere un archivio sempre aggiornato, monitorato e interrogabile.

Cos’è possibile realizzare tramite il workflow?

Per ogni tipo di documento va impostata la tipologia di scadenza (statica, da imputare manualmente perché dinamica o senza scadenza) e configurati i giorni di preavviso cosicché ad ogni archiviazione di un documento venga settata automaticamente la data di scadenza e al raggiungimento del giorno di preavviso notificati gli utenti di competenza per: l’aggiunta di un nuovo documento, la revisione, la cessazione.

Inoltre, sarebbe opportuno prevedere che:

  • i fornitori ricevano un report con i documenti scaduti e quelli a breve scadenza
  • i documenti che necessitano di firma vengano protocollati con barcode e scansionati massivamente con evidenza di quelli a cui manca la firma
  • tutti gli altri documenti si auto-aggiornino con i nuovi dati inseriti a gestionale
  • venga mandato al Cliente o al Fornitore un report PDF con esposti e descritti tutti i documenti inviati per Commessa/Cantiere con i relativi link per il download
  • si crei una struttura automatica di fascicoli per Cliente/Commessa/Cantiere per avere a colpo d’occhio l’elenco di tutti i documenti relativi.

Con un progetto di workflow così costruito è possibile far risparmiare alle risorse interne il 50% del tempo dedicato grazie all’efficentamento, alla centralizzazione, ai report e agli automatismi introdotti.

E con quest’ultimo dato abbiamo anche risposto alla domanda: perché si dovrebbero investire risorse economiche nella workflow gestionale?

Tuttavia, affinché questi fondi risultino ben impiegati è necessario, come detto più volte, che i progetti siano ben costruiti, e ciò è garantito solo dall’esperienza e da un know how consolidato, che è proprio quello che caratterizza noi di Copying Srl, che ormai da decenni ci siamo imposti sul mercato per l’efficienza, la funzionalità e la sicurezza delle soluzioni che proponiamo…