Approfondimenti sulle Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici

Pubblicato in: News il giorno: 27 febbraio 2015

Il 12 marzo 2014 sono stae emanate le nuove Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici (GU n. 59 del 12-3-2014 – Suppl. Ordinario n. 20). Tali regole, emanate ai sensi degli artt. 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44 -bis e 71, comma 1 del CAD, sostituiscono le precedenti regole dettate dalla deliberazione CNIPA n°11 del 2004.

I sistemi di conservazione già esistenti dovranno adeguarsi alle nuove regole entro 36 mesi dall'entrata in vigore del decreto (aprile 2014) secondo un piano dettagliato da allegare al manuale della conservazione (documento che diventa obbligatorio). I lotti di documenti conservati fino ad oggi (e nei successivi giorni necessari ad aggiornare i sistemi) potranno (la scelta spetta al Responsabile della conservazione interno alla struttura che ha l'obbligo di conservazione) continuare ad essere conservati con le precedenti regole tecniche o potranno essere riversati nel nuovo sistema di conservazione.

Una delle principali novità riguarda il processo conservazione, che deve assicurare la conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati, tramite l'adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Tali requisiti dovranno essere assicurati mediante l'acquisizione e la verifica del pacchetto di versamento, la generazione del rapporto di versamento, la preparazione del pacchetto di archiviazione sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione e, infine, la preparazione del pacchetto di distribuzione, sempre sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata.

Figura centrale del sistema di conservazione resta il Responsabile della conservazione ovvero il soggetto che per legge ha l'obbligo di conservazione di un determinato documento, che definisce e attua le politiche del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia. Nello svolgere queste attività il Responsabile potrà, sotto la propria responsabilità, delegare lo svolgimento del processo di conservazione – o parte di esso – a uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate.

Diventa obbligatoria l'adozione del Manuale della conservazione, un «documento informatico» che dovrà illustrare dettagliatamente i ruoli, le responsabilità, gli obblighi e le eventuali deleghe dei soggetti coinvolti, le tipologie dei documenti conservati, il modello di funzionamento e il processo di conservazione e di trattamento dei pacchetti di archiviazione (con particolare riferimento alle modalità di presa in carico dei pacchetti di versamento e della predisposizione del rapporto di versamento, che ora viene reso obbligatorio e per il quale è prevista la necessaria apposizione di un riferimento temporale), le procedure per la produzione di duplicati o copie (che sostituiscono i precedenti concetti di riversamento diretto e sostitutivo), le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti (e ciò è sintomatico dell'attenzione che occorre nella scelta dell'eventuale outsoucer), nonché le infrastrutture utilizzate e le misure di sicurezza adottate.

La conservazione può essere realizzata dal Responsabile della conservazione all'interno della struttura organizzativa del produttore oppure affidata a un soggetto esterno mediante contratto o convenzione di servizio, che preveda l'obbligo del rispetto del manuale della conservazione predisposto dallo stesso Responsabile.

Nello specifico, il terzo comma dell'art. 5 dispone che le pubbliche amministrazioni realizzino i processi di conservazione all'interno della propria struttura organizzativa oppure li affidino a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del CAD.

La figura professionale del Responsabile della conservazione è obbligatoria per enti privati e PA che formano documenti informatici, figura che deve necessariamente operare d'intesa con il Responsabile del trattamento dei dati personali e con gli altri responsabili descritti, tra cui – per le sole PA – il Responsabile del protocollo informatico e degli archivi.

Il Codice dell'Amministrazione Digitale e le nuove Regole tecniche, quindi, per la corretta gestione e la tutela di un archivio elettronico prevedono obbligatoriamente la presenza di un team composto dal Responsabile della conservazione, dal Responsabile della sicurezza, dal Responsabile del trattamento dei dati (e, nella Pubbliche Amministrazioni, dal Responsabile del protocollo informatico e degli archivi) che devono operare d'intesa tra loro. 
Con specifico riferimento alle pubbliche amministrazioni, le figure obbligatorie che devono operare d'intesa fra di loro sono, dunque:

  • il Responsabile della conservazione (tendenzialmente configurabile nella professionalità di un informatico e/o digital preservation officer con conoscenze anche di informatica giuridica, diritto dell'informatica e basi di archivistica), il quale deve coordinare e presidiare i sistemi informatici informativi e documentali garantendone una durata nel tempo;
  • il Responsabile per il trattamento dei dati personali (tendenzialmente riconducibile alla figura professionale o di un consulente giuridico/organizzativo che abbia anche cognizioni di informatica e sicurezza informatica oppure di un esperto di sicurezza informatica con cognizioni di diritto) che deve occuparsi della protezione del dato nei database e negli archivi digitali;
  • il Responsabile del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi (un archivista che abbia anche conoscenze base di informatica, informatica giuridica e diritto dell'informatica), il quale deve presidiare la componente archivistica di qualsiasi sistema di conservazione dei documenti informatici.