Conservare a Norma le PEC è Obbligatorio

Pubblicato in: News il giorno: 02 marzo 2017

Per la corrispondenza rilevante per il business, come i messaggi di posta elettronica con contenuto a valenza giuridica e commerciale, ci deve essere la conservazione elettronica a norma per dieci anni. Solo così viene garantita la sua opponibilità a terzi in giudizio.

Il D.P.C.M. del 3 dicembre del 2013 cambia l’approccio al tema della conservazione elettronica, con particolare riferimento alla Posta Elettronica Certificata (PEC), un documento informatico a tutti gli effetti (cioè in possesso delle caratteristiche di paternità, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e immodificabilità).

Affinché ad un documento informatico possa essere attribuito valore legale, è necessaria l’adozione di un sistema di conservazione a norma.

Nello specifico, per le PEC è necessario conservare la “ricevuta di consegna completa”, che contiene tutti gli elementi che garantiscono la sua conservazione nel tempo (il messaggio inviato, la ricevuta, la firma elettronica e il file daticert.xml che contiene al suo interno tutte le informazioni necessarie).

La raccomandazione è quindi quella di archiviare e conservare a norma la PEC, in osservanza:

– dell’art. 2214 del Codice Civile che prevede l’obbligo di “conservazione ordinatamente per ciascun affare” la corrispondenza ricevuta e spedita oltre alle fatture e alle scritture contabili,
– dell’art. 2220 del Codice Civile che dispone la conservazione per dieci anni delle lettere e dei telegrammi spediti.

Adottare sistemi idonei alla conservazione della corrispondenza via PEC per l’attuazione dei principi di Amministrazione Digitale diventa una necessità sempre più impellente soprattutto considerato che il gestore del servizio PEC è obbligato alla conservazione per 30 mesi dei soli tracciati delle trasmissioni dei messaggi (file log) che non costituiscono una prova opponibile a terzi in caso di controversia poiché nulla viene conservato in merito al contenuto del messaggio PEC e degli eventuali allegati.