Conservazione Documenti Informatici a norma, Agid contro i trasgressori

Pubblicato in: News il giorno: 15 luglio 2016

Le pubbliche amministrazioni locali continuano a lavorare con conservatori documenti informatici non accreditati.

Addirittura, si rileva che nel Mepa offrono questi servizi ben 95 conservatori non accreditati, contro i 19 accreditati. La conservazione stessa a volte, ancora avviene non a norma di legge, mettendo a rischio la validità giuridica dei relativi documenti informatici.

Sono problemi che i nuovi obblighi di fattura elettronica (e di conservazione a norma) rendono più seri ed è per questo che l’Agenzia per l’Italia Digitale è ora passata all’azione. Ha avviato il Forum dei Conservatori e prepara Linee Guida per aiutare le PA, ma anche i privati, a fare le scelte giuste.

Conservazione Documenti Informatici: il “Forum dei Conservatori”

Il Forum dei Conservatori «si compone di un insieme di iniziative coordinate tra loro da realizzare con il contributo di tutti i soggetti che operano nel settore o che si avvalgono dei servizi erogati da terzi», spiegano dall’Agenzia. Questi incontri rientrano in una più ampia iniziativa dell’Agenzia finalizzata a individuare e intervenire sulle criticità ed esigenze che possono essere presenti in questa fase di avvio della conservazione dei documenti informatici e dell’accreditamento dei soggetti pubblici e privati che intendono erogare questo servizio.

“Alcuni conservatori si sono lamentati del fatto che ancora nei bandi di gara (anche quelli che passano dal Mepa) le PA non operano la necessaria selezione all’interno dell’elenco pubblico dei conservatori accreditati, ma scelgono liberamente per questi servizi, da affidare all’esterno, anche società che non sono accreditate”, spiega Andrea Lisi, Presidente di Anorc (l’Associazione degli Operatori della Conservazione).

Le Linee Guida sono uno degli strumenti che Agid utilizzerà per risolvere la questione, con un gruppo di lavoro specifico, che collaborerà con Anorc.

Non solo: Agid farà un giro di vite anche sulle aziende già accreditate. Per loro ha previsto infatti nuovi obblighi.

Dovranno redigere un rapporto quadrimestrale, contenente le principali modifiche avvenute al sistema di conservazione e gli interventi di manutenzione. Una seconda parte del rapporto dovrà avere dati di monitoraggio sui sistemi e sui volumi di conservazione realizzati; ma anche l’elenco dei contratti di conservazione attivi (divisi tra PA e privati), il numero dei documenti conservati, il loro peso in GB, il numero dei malfunzionamenti e i tempi medi di risoluzione.

Agid avvierà anche ispezioni per verificare che l’azienda ha ancora tutte le caratteristiche organizzative, procedurali e tecnico-informatiche dichiarate in fase di accreditamento.