Conservazione Fatture Elettroniche

Servizi di Conservazione Fatture Elettroniche in tutta Italia

Il servizio di Conservazione Fatture Elettroniche di Copying

Un processo di conservazione elettronica dei documenti presuppone necessariamente la nomina di un Responsabile della conservazione. E’ necessario il conferimento dell’incarico a mezzo di atto formale di nomina con relativa accettazione.

Il processo di conservazione può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati. La delega verso l’esterno avviene mediante la sottoscrizione di un contratto di outsourcing (DPCM 03.12.2013: “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”).

Il servizio prevede che Copying si faccia carico di tutte le procedure operative e tecniche previste dalla normativa e finalizzate alla Conservazione Elettronica. Tutte le procedure previste per l’esecuzione del servizio sono conformi alle direttive del DPCM 3 dicembre 2013 “Regole Tecniche in materia di sistema di conservazione”, al D.M. 17 giugno 2014 del Ministero dell’Economia e delle Finanze (e loro successive ed eventuali modifiche) e al Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs. n. 82/2005) e successive modificazioni.

Per quanto riguarda il “ricevente” il documento fattura “passiva” può essere ricevuto in formato cartaceo o in formati elettronici, strutturati (direttamente “leggibili” da parte dei sistemi informativi: file XML) o non strutturati (file immagine: PDF-a).

Per quanto riguarda l’emittente è invece tutto più semplice: il documento fattura “attiva”, infatti, viene generato da un sistema gestionale.

Sulla fattura elettronica in formato strutturato (XML) o non strutturato (PDF-a) viene apposta una firma digitale (così come previsto dal DPR 633/72, dal DMEF 17 giugno 2014, dalla Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 45/E del 19 ottobre 2005 e dalla Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 36/E del 6 dicembre 2006).
Se la fattura “passiva” è firmata all’origine, non occorre firmarla nuovamente.

Al documento elettronico vengono associati dei metadati (n° fattura, partita IVA, etc.), che consentono di “indicizzare” il singolo documento e di poterlo successivamente ricercare.

Conservazione Fatture Elettroniche: la Procedura

Il processo avviene attraverso le seguenti fasi:

  • FASE 1. Tramite il software di gestione documentale, l’utente invia IL PACCHETTO DI VERSAMENTO (documenti + metadati) al Responsabile della conservazione (interno o esterno)
  • FASE 2. Il Responsabile della conservazione genera, anche in modo automatico, il rapporto di versamento relativo ad uno o più PACCHETTI DI VERSAMENTO
  • FASE 3. Il responsabile della conservazione crea il PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE e procede ad apporvi la firma digitale
  • FASE 4. Il responsabile della conservazione, a seguito di richiesta di consultazione, prepara il PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE

Il processo di conservazione delle fatture deve essere effettuato con cadenza annuale, entro 90 giorni dalla dichiarazione dei redditi (DMEF 17 giugno 2014).

Conservazione Fatture Elettroniche: Vantaggi

  • Nessun investimento immediato
  • Canone di servizio totalmente deducibile
  • Pieno rispetto degli obblighi normativi
  • Risparmio di spazio
  • Garanzia di sicurezza nel tempo

L’esperienza di Copying in Fatturazione Elettronica e Conservazione della Fattura Elettronica ti permetterà di semplificare il tuo processo di archiviazione dei documenti, con la massima sicurezza e nel pieno rispetto delle normative vigenti.

 

Copying Srl - Milano, Varese, Como e Monza

Copying Srl fornisce Servizi di Conservazione Fatture Elettroniche in tutta Italia e in particolare in Lombardia, nelle provincie di Milano, Varese, Como, Monza e Brianza.