Gestione Documentale

Servizi di Gestione Documentale in tutta Italia

Le informazioni di un’azienda sono tra il 60% e 80% destrutturate e al di fuori del controllo del management perché vengono gestite via carta, tramite appunti, via e-mail, via fax e addirittura oralmente. E’ difficile dunque tenere traccia delle correzioni, delle revisioni, del carico di lavoro, delle tempistiche e della corretta tenuta dei dati o dei documenti.

La Gestione Documentale (Document Management) è invece un insieme di strumenti che consentono di progettare, realizzare e gestire i processi documentali di un’organizzazione attraverso una piattaforma software in grado di:

  • Rendere sicuro, protetto e affidabile l’accesso ai documenti aziendali, evitando la perdita di dati e informazioni.
  • Fornire e consolidare regole e prassi condivise di archiviazione e ricerca dei documenti informatici, al fine di accedere in modo rapido, semplice e condiviso ai documenti aziendali.
  • Automatizzare i processi di lavoro in modo che i documenti, le informazioni e i compiti passino da un soggetto all’altro seguendo regole prestabilite, evitando errori.

Gestione Documentale: i Plus e il Software

  1. Rapidità di Accesso alle Informazioni
    La rapidità di accesso si ottiene grazie alla possibilità di reperire il documento direttamente dalla propria postazione di lavoro. L’applicazione può inoltre fornire strutture multiple di navigazione (cartelle, pratiche e legami tra documenti) nonché strumenti di ricerca anagrafica (date, descrizioni e categorie).
  2. Funzionalità e Specifiche Tecniche
    Copying propone l’introduzione di Servizi di Gestione Documentale composti da più elementi totalmente personalizzabili:

    • Analisi dei processi aziendali attraverso la formalizzazione dei workflow documentali esistenti.
    • Eventuale Riprogettazione di regole di archiviazione e condivisione.
    • Configurazione software di gestione documentale – document management (in cloud o in locale).
    • Realizzazione e classificazione dei documenti del cliente con definizione delle categorie e dei metadati associati (la soluzione standard prevede 5 categorie e 5 campi personalizzati).
    • Definizione delle categorizzazioni automatiche (fascicolazione, associazioni tra documenti, protocollazione) e relative misure di sicurezza da applicare per la regolazione degli accessi.
    • Creazione dei profili di archiviazione e delle ricerche automatiche.
    • Creazione moduli (la soluzione standard prevede 5 moduli in formato word oppure excel)
    • Progettazione delle modalità di acquisizione dei dati dall’esterno della piattaforma documentale (la soluzione standard prevede la creazione di una cartella monitorata nella quale far confluire documenti .pdf o .txt, con inserimento manuale, da parte del committente, dei metadati necessari alla profilazione dei documenti eventualmente non presenti).
    • Formazione sull’utilizzo della piattaforma software di gestione documentale.
    • Supporto consulenziale on demand.

Gestione Documentale: Vantaggi

  • Nessun investimento immediato.
  • Canone di servizio totalmente deducibile.
  • Accesso veloce, semplice e immediato ai documenti digitali.
  • Tracciamento e controllo dei flussi documentali e quindi dei processi di lavoro.
  • Regole chiare, condivise e affidabili per l’archiviazione e la ricerca dei documenti.
  • Consulenza durante tutta la durata contrattuale per individuare ulteriori aree di miglioramento.
Copying Srl - Milano, Varese, Como e Monza

Copying Srl fornisce Servizi di Gestione Documentale in tutta Italia e in particolare in Lombardia, nelle provincie di Milano, Varese, Como, Monza e Brianza.