Archiviazione Documentale

Servizi di Archiviazione Documentale e Sostitutiva in tutta Italia

Nello scenario tradizionale, la documentazione aziendale è molto spesso ancora in formato cartaceo e gli attori coinvolti nel processo ne conservano generalmente una copia siglata con firma autografa.

Tuttavia è possibile realizzare procedure per l’archiviazione documentale elettronica (p.e. digitalizzando il flusso dei documenti generati nelle trattative commerciali, dalla richiesta di offerta fino all’inserimento dell’ordine).

Grazie ad un software avanzato di Gestione Documentale, che consente di digitalizzare i processi documentali aziendali, Copying garantisce:

  • accesso sicuro, protetto e affidabile ai documenti aziendali, evitando la perdita di dati e informazioni;
  • regole e prassi condivise di archiviazione e ricerca dei documenti informatici, al fine di accedere in modo rapido e semplice ai documenti aziendali;
  • automazione dei processi di lavoro in modo che i documenti, le informazioni e i compiti passino da un soggetto all’altro seguendo regole prestabilite, evitando errori, ritardi e mancanze.

Il Sistema di Archiviazione Documentale

  • Il sistema di Archiviazione Documentale consente di catalogare qualsiasi tipo di file (TIF, PDF, TXT, XLS, DOC, JPG, formati proprietari, …). E’ possibile definire tipi di documento diversi, in funzione della natura dei diversi documenti da catalogare, secondo criteri parametrizzabili dall’utente.
  • Il nostro sistema prevede la possibilità di mantenere diverse revisioni dei documenti archiviati, gli utenti potranno in tal modo accedere a tutta la storia dei documenti gestiti.
  • Il sistema di Archiviazione Documentale consente di attivare ricerche dei documenti, utilizzando le informazioni associate in fase di archiviazione.
  • È possibile gestire gli accessi e i permessi per utente o gruppi di utenti in modo che ad ogni utente/password venga associato un profilo specifico (o di gruppo) finalizzato al controllo degli accessi alle specifiche funzionalità del sistema.

Archiviazione Documentale: i Vantaggi del Servizio

  • Comodità: procedure più semplici e immediate.
  • Velocità: accesso veloce, semplice e immediato ai documenti digitali.
  • Praticità: documenti archiviati digitalmente e sempre consultabili, regole chiare, condivise e affidabili per l’archiviazione e la ricerca dei documenti.
  • Sicurezza: tracciamento e controllo del Workflow documentale e quindi dei processi di lavoro, integrità dei documenti garantita.
  • Ecologico: nessuna stampa, risparmio di carta e toner, risparmio energetico.
  • Economico: nessun investimento immediato, canone di servizio totalmente deducibile.

Per usufruire di tutti i vantaggi dell’Archiviazione Documentale e Sostitutiva, affidati a Copying, specializzata da oltre 35 anni in Servizi di Gestione Documentale per Aziende e Pubbliche Amministrazioni.

Copying Srl - Milano, Varese, Como e Monza

Copying Srl fornisce Servizi di Archiviazione Documentale in tutta Italia e in particolare in Lombardia, nelle provincie di Milano, Varese, Como, Monza e Brianza.