Conservazione digitale: cos’è e perchè è obbligatoria?

Pubblicato in: Approfondimenti il giorno: 18 Febbraio 2020

La conservazione digitale dei documenti è un tema recentemente dibattuto e che riguarda sia le pubbliche amministrazioni che le aziende.

Per conservazione digitale dei documenti s’intende l’insieme delle attività e dei processi che mirano a conservare nel tempo i documenti, rispettando determinate norme e utilizzando specifiche tecnologie.

La conservazione digitale è obbligatoria quando si ha a che fare con alcuni documenti, come:

  • documenti “nativi digitali” o originali cartacei, prodotti dalla pubblica amministrazione;
  • fatture elettroniche;
  • alcuni documenti aziendali come, ad esempio, le mail inviate tramite posta elettronica certificata e i contratti digitali siglati con firma digitale;
  • le dichiarazioni dei redditi.

Conservazione digitale e archiviazione

La conservazione digitale dei documenti non va confusa con la loro archiviazione. 

Infatti, mentre l’archiviazione elettronica dei documenti è un’attività che prevede la memorizzazione di un documento informatico su un supporto come un CD, un PC o un DVD, la conservazione digitale è un processo successivo all’archiviazione che consiste nel conservare appunto documenti di varia natura, anche quelli che erano all’origine cartacei.

Un’ulteriore differenza tra archiviazione e conservazione digitale è che la prima non è disciplinata da alcuna normativa, mentre la seconda è disciplinata dall’art. 44 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e da altri decreti attuativi successivi.

Inoltre, l’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) definisce tutte le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione digitale:

  • natura e funzione del sistema;
  • descrizione del processo di conservazione;
  • modelli organizzativi;
  • ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti;
  • profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione.

Conservazione digitale: i vantaggi 

La conservazione digitale è un’attività che apporta diversi benefici per le aziende o le Pubbliche Amministrazioni che la adottano.

Innanzitutto la conservazione digitale dei documenti consente di garantire integrità, autenticità e leggibilità del documento informatico e preservare nel tempo la sua validità legale.

Inoltre, le aziende che scelgono la conservazione digitale avranno dei benefici in termini di:

  • efficienza gestionale dell’azienda;
  • riduzione di tempi e costi.

Qualora l’azienda non conosca perfettamente tutti gli strumenti per passare alla conservazione digitale e per assicurarsi che essa sia a norma, può affidarsi a un incaricato della conservazione digitale in outsourcing.

I vantaggi e benefici di affidarsi a una società esterna per la conservazione digitale dei documenti sono molti. Infatti, in questo caso l’azienda può rivolgersi a un’unica persona che si occuperà di:

  • definire e gestire tutti i processi e le procedure da attuare per conservare digitalmente i diversi documenti aziendali;
  • monitorare la corretta funzionalità del sistema di conservazione digitale;
  • verificare periodicamente l’integrità e la leggibilità degli archivi.

La conservazione ha anche dei benefici dal punto di vista operativo ed economico. I principali sono:

  • la riduzione sensibile del costo di gestione degli archivi cartacei;
  • un minor consumo di carta con effetti positivi sull’ambiente;
  • una maggiore velocità nella ricerca dei documenti;
  • l’ottimizzazione dei processi aziendali;
  • una maggior sicurezza e riservatezza dei documenti e delle informazioni in essi contenute.

Copying supporta le aziende nel processo di gestione documentale, mettendo a disposizione dei propri clienti competenze certificate e tecnologie di ultima generazione. 

Il nostro obiettivo è quello di favorire la trasformazione digitale delle imprese, con un’attenzione particolare ai costi e ai benefici che il cliente può ottenere.

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