La conservazione digitale dei documenti è un tema recentemente dibattuto e che riguarda sia le pubbliche amministrazioni che le aziende.

Per conservazione digitale dei documenti s’intende l’insieme delle attività e dei processi che mirano a conservare nel tempo i documenti, rispettando determinate norme e utilizzando specifiche tecnologie.

La conservazione digitale è obbligatoria quando si ha a che fare con alcuni documenti, come:

• documenti “nativi digitali” o originali cartacei, prodotti dalla pubblica amministrazione;
• fatture elettroniche;
• alcuni documenti aziendali come, ad esempio, le mail inviate tramite posta elettronica certificata e i contratti digitali siglati con firma digitale;
• le dichiarazioni dei redditi.

Conservazione digitale e archiviazione

La conservazione digitale dei documenti non va confusa con la loro archiviazione. 

Infatti, mentre l’archiviazione elettronica dei documenti è un’attività che prevede la memorizzazione di un documento informatico su un supporto come un CD, un PC o un DVD, la conservazione digitale è un processo successivo all’archiviazione che consiste nel conservare appunto documenti di varia natura, anche quelli che erano all’origine cartacei.

Un’ulteriore differenza tra archiviazione e conservazione digitale è che la prima non è disciplinata da alcuna normativa, mentre la seconda è disciplinata dall’art. 44 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e da altri decreti attuativi successivi.

Inoltre, l’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) definisce tutte le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione digitale:

• natura e funzione del sistema;
• descrizione del processo di conservazione;
• modelli organizzativi;
• ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti;
• profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione.

Conservazione digitale: i vantaggi 

La conservazione digitale è un’attività che apporta diversi benefici per le aziende o le Pubbliche Amministrazioni che la adottano.

Innanzitutto la conservazione digitale dei documenti consente di garantire integrità, autenticità e leggibilità del documento informatico e preservare nel tempo la sua validità legale.

Inoltre, le aziende che scelgono la conservazione digitale avranno dei benefici in termini di:

• efficienza gestionale dell’azienda;
• riduzione di tempi e costi.

Qualora l’azienda non conosca perfettamente tutti gli strumenti per passare alla conservazione digitale e per assicurarsi che essa sia a norma, può affidarsi a un incaricato della conservazione digitale in outsourcing.

I vantaggi e benefici di affidarsi a una società esterna per la conservazione digitale dei documenti sono molti. Infatti, in questo caso l’azienda può rivolgersi a un’unica persona che si occuperà di:

• definire e gestire tutti i processi e le procedure da attuare per conservare digitalmente i diversi documenti aziendali;
• monitorare la corretta funzionalità del sistema di conservazione digitale;
• verificare periodicamente l'integrità e la leggibilità degli archivi.

La conservazione ha anche dei benefici dal punto di vista operativo ed economico. I principali sono:

• la riduzione sensibile del costo di gestione degli archivi cartacei;
• un minor consumo di carta con effetti positivi sull’ambiente;
• una maggiore velocità nella ricerca dei documenti;
• l’ottimizzazione dei processi aziendali;
• una maggior sicurezza e riservatezza dei documenti e delle informazioni in essi contenute.

Copying supporta le aziende nel processo di gestione documentale, mettendo a disposizione dei propri clienti competenze certificate e tecnologie di ultima generazione. 

Il nostro obiettivo è quello di favorire la trasformazione digitale delle imprese, con un’attenzione particolare ai costi e ai benefici che il cliente può ottenere.

Per ottenere maggiori informazioni sui nostri servizi, non esitare a contattarci.