Gestire facilmente i contratti da remoto ormai è realtà, questo grazie al processo di digitalizzazione delle aziende che adoperano la firma elettronica per gestire e firmare i contratti.

La pandemia ha portato grandi cambiamenti nella vita di tutti. Anche le aziende si sono dovute adattare, portando a velocizzare il loro processo di digitalizzazione. Questo possiamo considerarlo un aspetto positivo dell’emergenza sanitaria. Infatti, adottare questo processo non solo semplifica il modo di lavorare, ma aiuta a sostenere l’ambiente, non dovendo utilizzare più documenti cartacei. In particolare, ha trovato una forte crescita una soluzione per firmare i contratti a distanza: la firma elettronica avanzata (FEA) OTP SMS. 

Firma elettronica avanzata 

La natura della firma elettronica è normata nel Regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) vigente a livello europeo (Regolamento UE n° 910/2014).

Ma cos'è nello specifico la firma elettronica avanzata? Nel nostro articolo Firma elettronica e firma digitale: cosa sono e quali sono le differenze l’abbiamo analizzata, insieme a tutte le varie tipologie di firme.

I vantaggi della firma elettronica OTP:

Adottare questo tipo di firma (one time password) porta a innumerevoli vantaggi, infatti risulta:

• Comodo: le procedure sono intuitive, semplici e immediate.

• Veloce: non si devono più compilare le copie a mano, è tutto un processo digitalizzato.
• Pratico: i documenti sono archiviati digitalmente e sempre consultabili, evitando la possibilità di perderli o rovinarli.
• Sicuro: la firma non può essere falsificata, l'integrità dei documenti è garantita.
• Sostenibile: azzeri l'utilizzo della carta e rispetti l'ambiente.

Firma elettronica avanzata (FEA) OTP SMS

Innanzitutto, le procedure basate sull'invio di SMS che permettono di garantire l'autenticità, l'integrità e la provenienza del documento informatico oltre all'identità dei contraenti, sono legali e pienamente ammesse ai fini della stipula di contratti a distanza. Inoltre, la generazione di password sempre differenti e di breve durata, assicurano la massima sicurezza sia nella creazione della firma che nell'inviolabilità del sistema di protezione della firma stessa.

Come funziona

Per poter firmare un contratto, è sufficiente inserire il codice OTP ricevuto via sms, sfruttando così il dispositivo mobile dell'utente per fornire un'autenticazione. Dopo questo passaggio, l'utente accede al servizio di firma digitale remota messo a disposizione dal certificatore autorizzato.

Validità

Secondo quanto previsto all'articolo 26 del Regolamento eIDAS, affinché il contratto possa essere ritenuto valido, l'identità del firmatario deve essere stata in precedenza verificata fisicamente o attraverso modalità online (utilizzo di tecnologie di riconoscimento biometrico facciale che garantiscano la verifica del numero di telefonia mobile e la validità di un documento di identità del firmatario).

Poiché lo strumento di firma deve sempre essere univoco con il firmatario, nella FEA OTP SMS questo requisito viene risolto facendo in modo che  il codice ricevuto sull'utenza mobile venga poi utilizzato nell'applicazione che gestisce l'apposizione della firma elettronica.

I dati relativi al processo di firma (OTP utilizzato, numero di telefono, data, ora e così via) vengono inseriti in forma cifrata all'interno del documento sottoscritto sotto forma di firma digitale. 

Utilizzando un servizio di conservazione sostitutiva vengono poi assicurate al contratto le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità fissate per legge.

Requisiti

La firma digitale remota con OTP, quindi, è un sistema davvero semplice e veloce: è sufficiente disporre di uno smartphone per poter firmare un documento.

Tuttavia, si tratta di un processo complesso che deve soddisfare specifici requisiti:

• La procedura di riconoscimento preliminare, per garantire l’identificazione certa del titolare del servizio.
• Il ricorso, per effettuare questo riconoscimento, ai servizi di un operatore accreditato.

Per questo, è importante affidarsi ad operatori certificati e a consulenti in grado di garantire il giusto supporto. Contattaci per ricevere una nostra consulenza gratuita e conoscere tutto il mondo delle firme digitali.