Microsoft Teams è una piattaforma di comunicazione e collaborazione unificata che molte aziende hanno utilizzato nell’ultimo periodo a fini di business.

In particolare, Microsoft Teams è diventato, a causa della pandemia, il luogo virtuale nel quale organizzare videoconferenze tra team di lavoro e con i clienti di un’azienda.

La pandemia, dunque, ha cambiato le abitudini di tutti i lavoratori, in Italia e nel mondo: lo conferma anche il Microsoft Work Trend Index, una ricerca condotta da Microsoft e basata su un campione di 2.000 persone (350 di queste in Italia) sparse in 6 Paesi. 

La ricerca ha messo in luce alcune dinamiche che prima, quando Teams è nato, erano pressoché sconosciute. 

Microsoft Teams: cos’è e come viene utilizzato 

Siamo nel 2017 quando Teams viene lanciato per la prima volta. In pochi mesi si impone come leader nel mercato delle piattaforme di comunicazione unificata superando diretti competitor come Slack e Skype.

In breve tempo, viene utilizzata sia da privati che da aziende di varie dimensioni

Le scuole, ad esempio, ne riconoscono i benefici utilizzando Microsoft Teams per la didattica a distanza.

In particolare sfruttano alcune interessanti funzionalità come:

• la possibilità degli insegnanti di distribuire i compiti agli alunni da remoto;
• fornire feedback sull’operato degli studenti;
• valutare le prove e le verifiche periodiche. 

Alcune aziende scelgono Microsoft Teams per lo smart working, riducendo così i costi di gestione ma senza diminuire l’efficienza e la produttività.

Microsoft teams: come funziona? 

Infatti Teams può essere utilizzato facilmente da casa: basta avere un cellulare o un pc per scaricare la piattaforma.

Nel primo caso, è necessario scaricare l’app di Microsoft Teams, nel secondo caso basta accedere alla piattaforma dal proprio browser.

Microsoft Teams è compatibile con tutti i browser e per accedere è necessario registrarsi gratuitamente creando un account.

Esiste anche una versione a pagamento, con funzionalità avanzate, e dei pacchetti pensati per le scuole e per le aziende, come Office 365 Education e Office 365 Business.

Una volta registrati ed effettuato l’accesso, è possibile:

• creare un team di lavoro
• accettare l’invito di uno degli utenti a un team esistente
• avviare una chiamata o una videochiamata sia da desktop che da mobile, selezionando uno dei due pulsanti disponibili: chiamata audio o chiamata video. 

Inoltre, è possibile:

• programmare una videochiamata, inviando a i partecipanti un promemoria e un link diretto alla videochiamata
• registrare le videochiamate.

Per le aziende è anche disponibile la funzione di trascrizione automatica delle registrazioni.

In questo modo a partire dalla registrazioni si generano i sottotitoli in tempo reale e un file di testo con ciò che si è detto durante la videoconferenza.

Le registrazioni vengono salvate nel cloud in Microsoft Streams e rimangono a disposizione di tutti i membri del team o di chi ha partecipato a quella videoconferenza.

Inoltre, con Teams c’è la possibilità di condividere contenuti multimediali e pianificare attività e progetti da svolgere in team. 

Questo, di fatto, promuove la creatività e la collaborazione tra i dipendenti, aumentando il loro coinvolgimento nelle attività quotidiane, e, di conseguenza la produttività.

Microsoft Teams: nuove funzionalità a supporto dello smart working

Per venire incontro alle esigenze di milioni di utenti, Microsoft Teams si è evoluto presentando nuove funzionalità.

Il cambiamento è stato dovuto: infatti i dati della ricerca Work Trend Index di Microsoft hanno mostrato che le videoconferenze, così come erano concepite inizialmente, risultavano faticose per gli utenti e molto stressanti.

Il motivo della faticosità risiedeva nel fatto che da remoto mancavano tutti quei segnali paraverbali che agevolano le conversazioni e ne facilitano la comprensione.

Secondo i dati del report le videoconferenze hanno di solito una durata molto lunga che stravolge i consueti orari di lavoro. In particolare, è emerso che le videoconferenze avvenute tra le 18:00 e le 20:00 sono aumentate del 200%.

Microsoft consiglia di non andare oltre durata di 30/40 minuti per una videoconferenza e di fare ogni due ore delle pause dal lavoro.

Le nuove funzionalità di Microsoft Teams

Microsoft ha annunciato l’arrivo di nuove funzionalità di Microsoft Teams, alcune disponibili entro la fine dell'anno, al fine di:

• favorire la produttività e l’apprendimento
• migliorare le relazioni e le collaborazioni
• ridurre la fatica. 

Ecco le principali novità di Microsoft Teams...

Together mode 

Modalità Insieme, che posiziona digitalmente tutti i partecipanti su un background condiviso, in modo da aumentare il senso di vicinanza e di condivisione di uno stesso luogo.

Questa nuova modalità permette inoltre di focalizzarsi sulle espressioni del volto e del corpo, facilitando la comprensione e le interazioni grazie ai segnali non verbali.

Dynamic view

Consente di visualizzare e condividere sullo schermo file condivisi e altri contenuti a lato di specifici partecipanti, personalizzando la visualizzazione del meeting.

Filtri video

Sarà possibile regolare la luminosità e la messa a fuoco della fotocamera, attenuandola, ad esempio, per controllare il proprio aspetto prima dell’inizio di una videoconferenza.

Reflect messaging extension 

Attraverso l’estensione Reflect di GiftHub ci sarà la possibilità di verificare il sentiment del proprio team. Come? Attraverso domande di verifica, suggerite dal software o personalizzate in base alle proprie esigenze, volte a sondare lo stato emotivo del gruppo/classe.

Live reactions 

Si potranno utilizzare le emoji per interagire durante un meeting ed esse saranno visualizzate sullo schermo dei partecipanti come reazione ai loro interventi.

Chat bubbles 

Non sarà più necessario aprire manualmente la finestra della chat, ma essa sarà visibile direttamente sugli schermi di tutti i partecipanti, rendendo la conversazione ancora più centrale.

Attribuzione Speaker per sottotitoli live e trascrizione

I sottotitoli sono già un’opzione. Microsoft Teams aggiungerà la possibilità di attribuirli a uno specifico relatore in modo da non creare confusione tra chi dice cosa. In più, le trascrizioni in tempo reale offriranno all’utente l’opportunità di seguire meglio la conversazione e di ripescarla nel file word generato in automatico dalla piattaforma.

Meeting interattivi per più di 1000 partecipanti

Teams sta crescendo per rendere le riunioni in videoconferenza ancora più interattive e ospitare fino a 1000 partecipanti. Per le esperienze di presentazione view-only che non prevedono interazione, Teams accoglie fino a 20 mila partecipanti.

Aggiornamenti di Microsoft Whiteboard

La Whiteboard, cioè la lavagna interattiva di Microsoft, verrà aggiornata permettendo tempi di caricamento più rapidi e inserendo nuove funzionalità, come note adesive, testi e drag and drop.

App Task

Offrirà una visualizzazione unificata delle attività di Microsoft To Do, Planner e Outlook.

Suggerimenti di risposta

Nello spazio dedicato alla chat di Teams, appariranno suggerimenti di risposte brevi in base al messaggio precedente, grazie all’Intelligenza Artificiale.

Esperienze di meeting touchless

Teams consentirà di condividere contenuti su Surface Hub attraverso il nuovo “comando sala” presente nell’app mobile che offrirà ulteriori capacità di controllo da mobile, come la possibilità di mettere in mute, attivare la videocamera, regolare l’audio e lasciare il meeting. Si prevedono anche altre integrazioni, quali l’assistente vocale e la possibilità di proiettare in wireless.

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