Automatizzare, al fine di limitare l’intervento umano al solo processo creativo e decisionale (nei quali alcuna macchina potrà mai sostituirlo); digitalizzare, per comprimere gli spazi necessari alla conservazione documentale e ridurre drasticamente il ricorso a supporti fisici; standardizzare, per rendere i processi più predicibili, controllabili e meno inclini ad errori: queste sono le parole d’ordine per flussi aziendali di successo, e queste le principali direttrici dell’informatica aziendale, volta all’ottimizzazione processi aziendali.

Il Business process management è l'insieme delle attività necessarie a definire e analizzare i flussi aziendali, monitorarli e integrarli in una mappatura dei processi d’azienda, allo scopo di ottimizzare le dinamiche d’impresa, tramite la velocizzazione e semplificazione della gestione e il miglioramento dei processi tramite software che monitorano la loro esecuzione, consentono l’analisi sulla base di dati oggettivi e la riorganizzazione (laddove necessaria).

Sintetizzando, un complesso di software utilizzato per lo scopo consente di:

1. Identificare il processo aziendale
2. Definire gli attori coinvolti
3. Analizzare le fasi del processo aziendale che vedono coinvolti gli attori in questione, definendo le attività e le procedure che regolano la dinamica
4. Definire le prestazioni attese e le relative responsabilità del processo aziendale
5. Rapportare le prestazioni attese con quelle realmente ottenute.

Tradizionalmente, quindi, il Business process management è basato su:

• l’analisi del flusso delle attività anziendali e la costruzione di un modello del processo
• l’intervento su questo modello volto all’ottimizzazione
• l’applicazione del modello così rivisto alla realtà aziendale, attraverso procedure e regole definite e Sistemi Informativi che vincolano in maniera prescrittiva le prassi lavorative.

Questo approccio tradizionale ha funzionato nel lavoro d’industria, ma cosa accade nell’odierno sistema economico dominato dai servizi e da una discontinuità sempre più marcata?

Accade che la variabilità e la complessità dei compiti aumentano, che la componente “umana” ritorna a primeggiare, e che di conseguenza la visione del flusso lavorativo come insieme strutturato di attività palesa tutti i suoi limiti e la sua eccessiva semplificazione, giacché tralascia i flussi collaborativi fra le persone che, variando di volta in volta, sono difficilmente standardizzabili e prim’ancora perfettamente prevedibili.

È per questo che l’approccio più attuale al Business Process Management, conscio che l’utilizzo di regole e workflow rigidi è del tutto inefficace, concentra il suo sforzo sulle persone e sulla loro capacità di collaborare proficuamente, attraverso nuovi sistemi che, pur funzionalmente e tecnologicamente differenti, si basano su due caratteristiche comuni:

• l’elevata ampiezza funzionale, per fornire tutto quello che serve a gestire i vari aspetti di ogni processo (gestione documentale, task management, workflow, reportistica, collaborazione e comunicazione)
• l’aggregazione di tutte le informazioni relative ad un determinato processo, mettendo fine alla dispersione e alla disgregazione che oggi è causata dall’utilizzo di tanti strumenti non integrati (le e-mail per prime), di modo che tutte le informazioni rilevanti per un singolo processo siano riunite in unico posto, sempre accessibile da tutti gli attori del processo e consultabili anche per esigenze future.

Questi i principi su cui si basano i servizi forniti da Copying che, a prescindere dagli specifici contesti aziendali, si basano su un metodo di lavoro che prevede:

• Organizzazione documentale e tecnologico dell’Azienda
• Mappatura oggettiva dei processi.
• Monitoraggio continuo delle conformità delle attività/procedure operative
• Monitoraggio dei Key Risk Indicators (indicatori oggettivi che forniscano risultati tangibili)
• Gestione dei livelli di accesso ad informazioni e registrazioni in accordo con i dettami anche delle vigenti norme sulla privacy
• Supporto al piano di cambiamento.