Una corretta gestione documentale non è una semplice attenzione, è fondamentale per salvaguardare i documenti importanti dell’azienda.

Per questo motivo, con la costituzione dell’Agenda Digitale nel 2012, sono state emanate una serie di normative con il fine di regolare la gestione documentale digitale in tutti i suoi aspetti.

In un nostro altro approfondimento abbiamo descritto nel dettaglio in cosa consiste la gestione documentale e quali sono i suoi vantaggi nell’utilizzarla all’interno di una realtà aziendale.

Gestione documentale, gli interventi legislativi

Tante ragioni hanno portato il legislatore a definire la gestione documentale, in primo luogo la volontà di semplificare il rapporto con la pubblica amministrazione, ma anche quello di garantire maggiore fluidità di comunicazione tra le varie organizzazioni sul territorio per promuovere produttività e competitività. 

Insomma, l’idea è stata quella di portare sicurezza e credibilità in un processo completamente digitale, pratico e sostenibile.

Ecco i principali interventi legislativi a riguardo:

• L'Agenda Digitale Italiana, recependo i principi dell'Agenda Digitale Europea che si è posta l'obiettivo finale di un mercato digitale unico basato su software interoperabili, ha fissato negli articoli 1 e 4 le regole per il documento digitale unificato e il domicilio digitale, realizzato con una casella di Posta elettronica certificata (PEC).
  
• Con l'articolo 5 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 viene introdotto il manuale di gestione documentale, ossia il documento che definisce e illustra le regole e i principi da seguire per fare gestione e archiviazione elettronica a norma, dalla fase, quindi, di protocollazione della posta in entrata e uscita in poi.
  
• All'interno del Manuale, il protocollo informatico traccia l'infrastruttura tecnico-funzionale su cui basarsi per rendere più moderna la gestione del flusso informativo e documentale.
• Nel 2014 sono state pubblicate le regole tecniche per i nuovi sistemi di Conservazione digitale al fine di assicurare autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità sia dei documenti informatici sia dei fascicoli o aggregati di documenti. Nello specifico, una volta assegnato un codice identificativo e data una segnatura di protocollo a tutti i documenti (per sapere qual è l'area dell'organizzazione che ha prodotto il determinato materiale), è previsto il loro invio in archivio e, in particolare, il trasferimento al sistema di conservazione deve essere fatto una volta al giorno, in modo da aggiornare il registro giornaliero di protocollo.
  
• Proseguendo nel tempo, con l'uscita in Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12/01/2015 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri datato 13/11/2014 relativo alla regolamentazione per la completa attuazione del Codice dell'amministrazione digitale (CAD), il legislatore è intervenuto per regolare la gestione totalmente dematerializzata dei documenti e stabilire le norme che riguardano l'esibizione e la produzione di copie conformi.
  
• Nel 2016 il Regolamento UE eIDAS- electronic Identification authentication and signature, sull'identità digitale, si è posto il fine di offrire una base normativa a livello comunitario per i servizi fiduciari (in particolare, per le transazioni elettroniche) e i mezzi di identificazione elettronica degli stati membri. Tale regolamento offre anche un quadro giuridico per le firme elettroniche, i sigilli elettronici, le validazioni temporali, i servizi di recapito certificato eccetera.
  
• Già obbligatoria da due anni a questa parte per la PA, la fatturazione elettronica dal primo gennaio 2019 è diventata obbligatoria anche tra privati. L'imposizione per tutti coloro che hanno partita Iva di fare e-fatture (ossia di produrre un file Xml-eXtensible markup language, secondo il formato FatturaPA che deve essere emesso e ricevuto mediante l'utilizzo del Sistema di Interscambio gestito dall'Agenzia delle Entrate) conduce quindi a una completa eliminazione della carta su questo fronte.

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