Fatturazione elettronica e conservazione a norma

Pubblicato in: Approfondimenti il giorno: 31 agosto 2012

I passi principali:
STEP 1 – NOMINA RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
Un processo di conservazione elettronica dei documenti presuppone necessariamente la nomina di un Responsabile della conservazione. E’ necessario il conferimento dell’incarico a mezzo di atto formale di nomina con relativa accettazione.
Il Responsabile della conservazione dovrà:
–  adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
–  verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione.
Il processo di conservazione può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati. La delega verso l’esterno avviene mediante la sottoscrizione di un contratto di outsourcing, quindi, attraverso un rapporto contrattuale strutturato, di medio-lungo termine. (DPCM 03.12.2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione).
 
STEP 2 – LE FATTURE DA CUI PARTIRE
Per quanto riguarda il “ricevente” il documento fattura “passiva” può essere ricevuto in formato cartaceo o in formati elettronici, strutturati (direttamente “leggibili” da parte dei sistemi informativi: file XML) o non strutturati (file immagine: PDF-a).
Per quanto riguarda l’emittente è invece tutto più semplice: il documento fattura “attiva”, infatti, viene generato da un sistema gestionale.

 

  
 
 

STEP 3 – LA FIRMA DIGITALE
Sulla fattura elettronica in formato strutturato (XML) o non strutturato (PDF-a) viene apposta una firma digitale (così come previsto dal DPR 633/72, dal  DMEF 17 giugno 2014, dalla Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 45/E del 19 ottobre 2005 e dalla Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 36/E del 6 dicembre 2006).
Se la fattura “passiva” è firmata all’origine, non occorre firmarla nuovamente.
 
STEP 4 – L’INDICIZZAZIONE
Al documento elettronico vengono associati dei metadati (n° fattura, partita IVA, etc.), che consentono di “indicizzare” il singolo documento e di poterlo successivamente ricercare.

 
  
    

STEP 5 – LA CONSERVAZIONE
FASE 1. Tramite il software di gestione documentale, l’utente invia IL PACCHETTO DI VERSAMENTO (documenti + metadati) al Responsabile della conservazione (interno o esterno)
FASE 2. Il Responsabile della conservazione genera, anche in modo automatico, il rapporto di versamento relativo ad uno o più PACCHETTI DI VERSAMENTO
FASE 3. Il responsabile della conservazione crea il PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE e procede ad apporvi la firma digitale
FASE 4. Il responsabile della conservazione, a seguito di richiesta di consultazione, prepara il PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE
Il processo di conservazione delle fatture deve essere effettuato con cadenza annuale, entro 90 giorni dalla dichiarazione dei redditi (DMEF 17 giugno 2014)
 

STEP 6 – LA CONSERVAZIONE NEL TEMPO
Cd e dvd non sono supporti di memorizzazioni professionali, un piccolo graffio, un’esposizione prolungata ai raggi solari, un’elevata umidità e l’intero contenuto del disco potrebbe diventare illeggibile. Adottare queste tecnologie per la conservazione a lungo termine è imprudente, considerate le esigenze che la conservazione presuppone: stabilità del supporto, longevità e autenticità.
Oggi, affidarsi ad un data center permette di garantire i più alti standard di sicurezza ed affidabilità.Non esistono standard specifici per i data center documentali, main linea di massima occorre fare riferimento agli standard della famiglia ISO 27000 e ISO 17799 per cui un data center deve essere dotato di tutti gli elementi atti a garantire la sicurezza fisica e logica dei dati, dei documenti e dei sistemi in esso presenti:
–  essere ubicato all’interno della UE, in una zona a basso livello di rischio ambientale;
–  essere dotato di sistemi di videosorveglianza e antintrusione;
–  disporre di un sistema di rilevazione e controllo degli accessi fisici;
–  disporre di un sistema di monitoraggio ambientale costantemente controllatoe dotato di sensori per il rilevamento fumi, temperatura, umidità e acqua, impianto antincendio e di un impianto di condizionamento ridondato.
 

Clicca qui per scoprire il nostro Servizio di Conservazione a norma

Per maggiori informazioni o per chiedere un incontro, potete chiamare il numero verde