Temete di essere schiacciati dalle pile dei vostri documenti? È il caso di pensare ad una soluzione…

Pubblicato in: Approfondimenti il giorno: 14 dicembre 2017

Pensate a quanto siano “volatili” le informazioni veicolate tramite appunti, e-mail, fax o voce. E pensate altresì a quanto sia complesso tenere traccia delle correzioni, revisioni, del carico di lavoro, delle tempistiche e della corretta tenuta dei dati o dei documenti.

Proprio per ovviare a tali problematiche questioni è opportuno pensare e pianificare una modalità di Gestione Documentale, che consente di progettare, realizzare e gestire i flussi documentali di un’azienda per mezzo di un software che:

  • Rende sicuro e protetto l’accesso ai documenti, evitando la perdita di dati e informazioni;
  • Stabilisce modalità condivise di archiviazione e ricerca dei documenti informatici, che velocizzano le operazioni ed evitano gli errori.

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Poiché una circolazione informativa dispersiva comporta un dispendio di tempo e risorse, che si traduce in ultima analisi in perdita economica, è immediatamente evidente come il ricorso alla Gestione Documentale rappresenti anche un investimento di natura finanziaria…

Investimento che garantisce:

  • Rapidità di Accesso alle Informazioni, grazie alla possibilità di reperire il documento direttamente dalla propria postazione di lavoro
  • Strumenti di ricerca anagrafica (per date, descrizioni e categorie) dei documenti;
  • Tracciamento e controllo dei flussi documentali;
  • Regole chiare, condivise e affidabili per l’archiviazione e la ricerca.

Ed è qui che Copying propone un servizio completo di digitalizzazione dei documenti che consente di ottenere in breve tempo un archivio digitale, facilmente consultabile e gestibile, liberando spazi inutilmente occupati dai documenti in formato cartaceo.

Il servizio di digitalizzazione può essere erogato in outsourcing e comprende qualunque tipo di documento cartaceo: dai documenti contabili (bolle, fatture, contratti, etc.), alla documentazione medica (es. cartelle cliniche, tracciati ECG, elettroencefalogrammi, etc.), in qualunque formato, dal più grande (es.: quotidiani) al più piccolo (es.: scontrini fiscali). Il tutto può essere gestito interamente attraverso un software studiato e implementato appositamente per gestire al meglio tutto il flusso che è stato digitalizzato.

In particolare, Copying propone Servizi di Gestione Documentale totalmente personalizzabili, comprendenti in primis la formalizzazione dei workflow documentali esistenti.

In cosa consiste?

Nella definizione di:

  • input e output scambiati tra gli attori del processo
  • attività e relative procedure che ne regolano lo svolgimento
  • prestazioni attese
  • responsabilità di processo.

Le Funzionalità del workflow consentiranno ad esempio di creare automaticamente Link tra i documenti; profilare documenti per gruppi/utenti; introdurre un sistema di autorizzazioni basato su firme elettroniche (ad esempio nell’archiviazione elettronica della documentazione); gestire Note, di modo tale che il sistema tracci l’utente, la data, e lo stato di workflow nel quale essa è stata inserita; etc.

Dunque, questo genere di interventi presenta numerosi vantaggi:

  • Progettazione, tracciamento e controllo dei processi di lavoro
  • Creazione, aggiornamento e condivisione dei documenti in modo facile e organizzato
  • Protezione e sicurezza del repository aziendale
  • Monitoraggio delle informazioni.

Ma la soluzione proposta da Copying non si limita al solo intervento sui workflow documentali, comprendendo anche:

  • la Riprogrammazione delle regole di archiviazione e condivisione
  • La Configurazione software di gestione documentale – document management (in cloud o in locale)
  • La Realizzazione e classificazione di 5 categorie e 5 campi personalizzati dei documenti del cliente (soluzione standard)
  • Definizione delle categorizzazioni automatiche e relative misure di sicurezza da applicare per la regolazione degli accessi
  • Progettazione delle modalità di acquisizione dei dati dall’esterno della piattaforma documentale

Inoltre, il pacchetto proposto dall’azienda prevede un’utile e imprescindibile formazione per l’utilizzo della piattaforma software di gestione documentale, oltre ad un servizio di consulenza on demand.

E i vantaggi non finiscono qui, dal momento che Copying non richiede alcun investimento immediato all’atto della stipula del contratto, Canoni di servizio totalmente deducibili, e un’assistenza che si protrae per tutta la durata contrattuale così da individuare ulteriori aree di miglioramento.

A fronte di tutti questi palesi miglioramenti di cui vi abbiamo messo a parte, cosa aspettate a contattare Copying per dotare anche la vostra azienda di un sistema di gestione documentale che sia personalizzato e perfettamente rispondente alle esigenze della realtà che gestite?