Ormai il passaggio alla gestione documentale in digitale, come abbiamo spiegato in un nostro recente approfondimento, è diventato un vero trend, portando numerosi vantaggi per le aziende. Ma non basta. 

Le realtà non necessitano semplicemente di documenti digitalizzati, ma devono avere anche la possibilità di collegare e rielaborare tutti i dati e le informazioni con cui hanno a che fare ogni giorno. 

Grazie alla trasformazione digitale delle aziende, si è trovato un modo di avere l’archiviazione documentale elettronica in interi processi di lavoro digitalizzati, sia di natura operativa che approvativa, meglio definita come workflow.

Cosa si intende con processo di lavoro?

Un processo è un modo completamente razionale di organizzare e rappresentare le diverse attività dell’azienda. Mette insieme tutte le attività per il raggiungimento di un obiettivo specifico definito dal Management. 

Naturalmente queste attività seguono un ordine logico, il valore dall’azienda dipende dalla creazione della loro catena dei processi e dalla corretta gestione.

Il workflow permette di correlare tutte le attività in modo omogeneo, permettendo all’utente la corretta gestione delle attività in modo efficiente ed efficace.

La digitalizzazione, quindi, permette una vera propria automazione del flusso di lavoro.

Cos’è l’automazione del flusso di lavoro tramite workflow?

L’automazione del flusso di lavoro tramite workflow permette di definire una serie di attività per completare un processo e rimuovendo tutti i passaggi manuali. 

Ecco 5 passi per ottimizzare i processi in una realtà lavorativa:

• Analisi

Individuare le attività manuali e ripetitive che potrebbero necessitare dell’automazione dei flussi di lavoro tramite workflow.

• Obiettivi

Gli obiettivi dell’automazione dei flussi di lavoro possono essere vari: aumento del ROI, time to market più veloce e maggiore produttività del team.

• Formare un team

La buona riuscita di un progetto dipende dalla collaborazione delle persone che ne fanno parte. Comunicare i benefici ai responsabili di processo ed incoraggiare i feedback sono la cosa migliore per riuscirci.

• Progettare il workflow

Definisci il processo con una piattaforma di workflow management e assegna permessi e regole per ogni task e utente.

• Misura i KPI e ROI

Lo scopo dell’automazione non può dirsi pienamente raggiunto finché i risultati ottenuti non sono misurati e confrontati alla gestione precedente.

Automazione del flusso di lavoro con il workflow, come può aiutarti

Dalle risorse umane all’amministrazione, dall’assistenza clienti al marketing, l’automazione dei flussi di lavoro tramite workflow può liberare tutti i reparti dal peso dei processi manuali.

Ecco alcuni esempi per settore:

Risorse Umane

• Riduce significativamente la carta stampata.
• Assicura la conformità di tutti i processi.
• Migliora la visibilità sugli step dei processi.

Amministrazione

• Riduce significativamente la carta stampata.
• Assicura la conformità di tutti i processi
• Migliora la visibilità sugli step dei processi.

Marketing

• Affida al sistema i compiti ripetitivi e meno importanti.
• Collabora sullo stesso processo dislocato tra più sedi.
• Invia email contestuali di benvenuto, di ringraziamenti o promozionali.

Assistenza

• Assegna ticket agli utenti in base ai carichi di lavoro.
• Evita richieste di supporto duplicate.
• Velocizza i tempi di risposta.

Noi di Copying sappiamo quanto è importante portare gestire e offrire un servizio di workflow pratico ed efficiente. 

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