Il processo di Gestione Documentale e Conservazione Digitale

Pubblicato in: Approfondimenti il giorno: 22 febbraio 2018

Volete che la vostra azienda risulti competitiva in termini di efficienza, tempestività e che i costi per ottenere questo tipo di vantaggi sia contenuto?

Allora dovete ricorrere alla Gestione Documentale, una soluzione che consente di archiviare e consultare i documenti in modo facile e immediato, gestendo l’intero processo di conservazione secondo quanto previsto dalla normativa di settore.

I documenti emessi verranno archiviati automaticamente in una piattaforma software di document management e consultati direttamente dalle applicazioni, mentre quelli esterni saranno acquisibili da file system oppure da scanner (sia in modalità singola che massiva) e successivamente ricercabili tramite funzioni avanzate che consentono di visualizzare i documenti archiviati e quelli ad essi correlati (ad esempio, dal modello F24 si accede alle relative ricevute di pagamento).

La Gestione Documentale comprende anche un modulo Gestione Fascicoli, nel quale i documenti vengono inseriti o tramite scanner o con modalità drag & drop (trascinandoli dal desktop), di modo che risultino archiviati in fascicoli o dossier virtuali.

Conservazione digitale documenti

Il vantaggio della Gestione Documentale non è solo interno all’azienda, ma anche esterno, giacché i documenti archiviati potranno essere inviati a gruppi di clienti, dipendenti o altri soggetti, non solo tramite mail ma anche pubblicandoli su Internet in un’area riservata e profilata, e dando notifica ai destinatari dell’avvenuta pubblicazione.

Copying aggiunge alla soluzione della Gestione Documentale anche l’opzione Firma Grafometrica, che consente di disporre del documento firmato da archiviare senza necessitare di versione cartacea.

A conclusione, la Conservazione Digitale completa l’intero ciclo, tramite procedure automatiche e guidate che consentono di selezionare i documenti da conservare, apporre in modo massivo la firma digitale sui di essi, generare il pacchetto di versamento e chiudere la procedura con la marca temporale e la firma del responsabile della conservazione.

In definitiva, gli odierni sistemi di conservazione non sono semplici software ma sistemi complessi capace di avere:

  • Rappresentazione di un fatto (informazione)
  • Capacità di conservare il contesto del record e quindi la sua informazione descrittiva
  • Classificazione dei record in base ai tipi, ai metadati e alla loro strutturazione nonché legami con altri sistemi o altri record
  • Modelli archivistici in accordo con la normativa italiana e le attuali regole tecniche
  • Molteplici relazioni tra record secondo precise metodologie.

Quali sono i vantaggi ottenuti affidando a Copying il processo di Gestione Documentale e Conservazione Digitale? Perché ricorrere a questa risorsa?

Per godere di una piena dematerializzazione dei flussi documentali.

Per raggiungere un’organizzazione ottimale dei processi informativi e distributivi, che consenta la totale tracciabilità e reperibilità dei documenti, l’accessibilità illimitata ai suddetti documenti in totale sicurezza, l’azzeramento dei tempi morti o comunque infruttuosi, e dunque una riduzione dei costi (ad esempio, quelli delle forze lavoro impegnate per realizzare questo processo e supervisionarlo) e un accrescimento della produttività.

A questo si aggiunga che Copying si propone anche come soggetto esterno delegato alla conservazione digitale, alla quale affidare l’intero processo di conservazione, incluso il ruolo di responsabile della conservazione.