Nell’ultimo periodo abbiamo parlato a lungo della digitalizzazione e trasformazione digitale delle PA e delle aziende in diversi ambiti di applicazione.

Oggi vogliamo tornare a parlare dell’importanza di due dei nostri servizi core su cui ci siamo espressi e battuti: digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti.

Spesso chi non è esperto di gestione documentale o di digitalizzazione generale all’interno delle organizzazioni, non sa che questi due processi sono in realtà due servizi ben distinti: richiederne uno non vuol dire ottenere tutti i benefici della gestione documentale 2.0.

Per questo oggi siamo qui per chiarirvi le idee su quale sia la differenza tra digitalizzazione e dematerializzazione e su quale possa essere il miglior processo da seguire per la vostra azienda.

La differenza tra Dematerializzazione e Digitalizzazione

Partiamo subito dall’ovvio: questi due termini non sono sinonimi intercambiabili tra loro, bensì, nel mondo dei servizi di gestione documentale indicano due offerte completamente diverse.

• Dematerializzazione: si parte con un documento cartaceo che viene digitalizzato attraverso varie tecniche come scanner, macchine fotografiche o anche tramite smartphone. Il documento è a norma di legge e mantiene il suo valore giuridico.
• Digitalizzazione: si parte con un documento che è già stato tramutato in formato digitale attraverso software gestionali o applicazioni aziendali ottenute da fornitori specializzati. Non si parla solo di documenti cartacei ma anche video, foto o altri tipi di formati interattivi.

La differenza è sostanziale: se con la dematerializzazione si parte per forza da un documento cartaceo che deve essere digitalizzato, con la digitalizzazione siamo già ad uno step ulteriore dove il documento è in formato digitale che può essere ulteriormente rielaborato.

Facciamo un esempio pratico 

Se scannerizziamo un file cartaceo, attraverso un processo di dematerializzazione, non potremo utilizzare in modo ufficiale timbri o firme digitali.

Se prendiamo invece un file già digitalizzato, attraverso quindi un processo di digitalizzazione, potremo ulteriormente rielaborarlo con altri servizi digitali quali appunto firme autografe e timbri digitali.

Se non siete ancora a conoscenza dei vantaggi e delle implicazioni dei servizi di firma e autenticazione digitale vi invitiamo a leggere uno dei nostri recenti articoli a riguardo.

Quindi sta all’azienda valutare quale servizio sia più utile per i suoi bisogni, eventualmente chiedendo consulenza ai professionisti del settore.

Quello che i due servizi hanno in comune è certamente l’attenzione alla sostenibilità: entrambi sono processi che guardano al futuro, alla salvaguardia dell’ambiente, combattendo sempre di più lo spreco di carta. 

Se volete iniziare a prendere più coscienza dei vantaggi che uno di questi servizi potrebbe apportare al vostro business iniziamo a darvi una mano noi. 

Che vantaggi dà la dematerializzazione?

Archiviare una decina di documenti cartacei non è alla fine un lavoro troppo fastidioso. Certo che quando si inizia a pensare all’archiviazione di centinaia o migliaia di documenti la storia cambia. Passare a un metodo di archiviazione digitale è l’unica soluzione che può risolvere questo problema.

I vantaggi principali della dematerializzazione:

• Riduzione dello spreco di carta;
• Taglio nei costi di tempo e risorse per l’archiviazione;
• Spese di gestione diminuite;
• Uso e costi delle stampanti ridotti;
• Archiviazione facile, funzionale e veloce;
• Eventuale recupero di spazi fisici;
• Basta costi aggiuntivi per le spese di spedizione dei documenti;
• Rendere fruibili e consultabili online le proprie risorse.

Che vantaggi dà la digitalizzazione?

Con la digitalizzazione già non bisogna preoccuparsi più di gestire l’archiviazione del documento in quanto tutto è condiviso in cloud e accessibile a tutti i dipendenti e autorizzati. 

I vantaggi principali della digitalizzazione:

• I documenti vengono reperiti in tempi rapidi, senza attese inutili;
• Nessun bisogno di macchinari di stampa;
• Notifiche di ricezione automatica del documento da parte del destinatario;
• Maggior tempo da dedicare ad altre attività di produttività lavorativa;
• Garanzia di sicurezza nel tempo.

Che cosa volete ottenere dalla vostra azienda?

Questa è prima domanda che dovete porvi prima di pensare a quale strategia di digitalizzazione adottare per il vostro business. 

Volete contribuire alla trasformazione digitale e sostenibile dell’Italia? Allora dovete essere pronti a mettervi in gioco con le migliori tecnologie sul campo. 

Solamente scegliendo uno di questi servizi, potrete contribuire a ridurre un enorme quantità di rifiuti cartacei aumentando al contempo la vostra produttività e facilità nello scambio di informazioni e lavoro. 

Sentiamo sempre dire, e spesso siamo noi stessi a dirlo, che l’Italia è un Paese auto-bloccato dai suoi lunghi tempi burocratici. Se sia Stato che aziende iniziassero a pensare digitale, tutti i processi potrebbero essere snelliti, riducendo costi, errori e lavoro manuale non necessario, mantenendo comunque la validità giuridica e la sicurezza del tutto.

Noi di Copying crediamo fermamente in questo progetto e sappiamo quanto sia importante portare cultura digitale e garantire processi di dematerializzazione e digitalizzazione all’interno delle aziende.

Se siete una realtà interessata ad intraprendere un percorso di digitalizzazione, noi possiamo supportarvi sotto qualsiasi aspetto con servizi personalizzati e sempre aggiornati, con un’attenzione in più verso la sostenibilità.

Siamo specializzati in:

• Digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti
• Connettività
• Firma e fatturazione elettronica
• Gestione delle infrastrutture IT
• Politiche di privacy e cybersecurity 

Qui la lista completa dei nostri servizi.

Se desideri iniziare il tuo percorso di digitalizzazione, contattaci.